Ellis – Administratief medewerker bij ODA

Ik zorg ervoor dat mijn collega’s alle informatie hebben om aanvragen/controles goed af te kunnen handelen.

Ellis

Goed kunnen plannen, zorgvuldig werken, vriendelijk en geduldig zijn, goed overzicht kunnen houden. Het zijn essentiële eigenschappen voor een administratief medewerker. Ellis doet dit werk sinds 2017 met veel plezier. “Het is heel veelzijdig; van het werk voorbereiden bij adviesaanvragen, het bijhouden van mailboxen en telefonisch aanspreekpunt zijn tot notuleren.”

Ellis’ werkdag begin altijd met het afhandelen van de e-mails uit de mailboxen die ze in haar beheer heeft. En dat zijn er heel wat. Ellis somt op: “Energie, handhaving, specialisten, archief en dan nog mijn eigen mailbox.” Als er vanuit een van de gemeenten waar de Omgevingsdienst Achterhoek voor werkt adviesvragen komen, dan zorgt Ellis ervoor dat alle benodigde documenten in het systeem komen te staan. “Het is belangrijk dat onze specialisten in dit systeem alle (achtergrond)informatie terugvinden om een adviesaanvraag goed af te kunnen handelen.”

Systeem op orde

Het kan ook voorkomen dat een toezichthouder een milieudossier nodig heeft voor een milieucontrole. “Ik neem dan contact op met de gemeente en zorg dat ook deze informatie correct in het systeem wordt gezet.” Hetzelfde geldt voor adviezen vanuit de gemeenten. ‘’Als zij ons om advies vragen, zorg ik er middels een zaak voor dat deze naar de juiste specialist wordt uitgezet.” Het op de juiste wijze vullen van het systeem en op orde houden, is belangrijk want op die manier zorgt ze ervoor dat haar collega’s goed hun werk kunnen doen.

Zorgvuldig werken

De combinatie van administratieve en secretariële werkzaamheden maakt dat Ellis haar werk met veel plezier doet. “Een van de projecten waar ik nu mee bezig ben, is het benaderen van bedrijven met het verzoek om hun energiegegevens aan te leveren. Ik bel ze eerst met het verzoek om ons deze informatie toe te sturen en leg ze ook uit waarom we deze gegevens nodig hebben. Ik spreek een termijn met ze af en als ze zich daaraan niet houden en wij de gegevens niet krijgen, dan plan ik voor mijn collega’s een EML-controle in. Dat lijkt heel streng, maar het moet.” Zorgvuldig werken is nodig. Bij dit project, maar ook bij al haar andere werkzaamheden, zodat ze het overzicht blijft houden. “Ik houd alles precies bij; wat is uitgezet en wanneer krijg ik reactie.” Het leukste aan haar werk? “Het contact met gemeenten, inwoners en collega’s en het feit dat ik de schakel tussen al deze partijen ben.”